常轻院财字〔2010〕2号
会计电算化系统管理暂行办法
为了加强会计电算化管理，规范会计电算化系统操作、系统软硬件管理、岗位责任、电子会计档案的管理，根据《会计法》，财政部发《事业单位财务制度》，财政部、教育部发《高等学校财务制度》等有关文件规定，结合学院具体情况制定本办法。
附件1：会计电算化系统操作管理制度
附件2：会计电算化系统软、硬件管理制度
附件3：会计电算化系统岗位责任制度
附件4：会计电算化系统会计档案管理制度
二O一O年五月十五日
会计电算化系统操作管理制度
一、系统使用管理
1．为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。
2．在会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，并报部门主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。
3．对各使用人员明确划分使用操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制制度。
4．本会计电算化系统服务器原则上专机专用，谢绝无关人员使用机器做其他工作。
5．任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据文件结构。
6．出纳人员不允许进行系统性的操作。
7．操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关账表。
8．存档数据、软盘、账表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。
9．系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
二、上机操作规程
1．操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。
2．操作人员上机前应做好各项准备工作，尽量减少占用机器时间，提高工作效率。
3．操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。
4．操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。
5．操作人员应严格保证凭证输入数据与打印数据的一致性，不得擅自修改凭证数据。已输入计算机的数据，在审核前发现差错，可按凭证进行修改，如在审核、记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，任何人不能随意修改账目。
6．每日工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据软盘，应由系统管理员保管，下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。
7．在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
8．任何人如有伪造，非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、删掉账、软盘等行为，依照《会计法》将受到行政处分，情节严重的要追究法律责任。
三、账务处理程序
1．账务系统初始化：在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、核算类型、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
2．账务系统更改：系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。
3．日常账务处理：
（1）凭证处理：
会计电算化系统输入的记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记账凭证还必须做到：
a．原始凭证必须是合法凭证。
经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。
b．科目使用正确。
c．借贷方金额相等。
d．原始凭证同记账凭证金额一致、附件张数相符。
e．带辅助核算的科目，各辅助项必须按要求填写，不得漏项。
f.对会计分录的摘要内容必须惟一，即：一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量的使用标准摘要。对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码。
g．记账凭证编号必须连续。任何人不得随意作废凭证，如确需作废，应报主管会计同意，由系统管理员操作，整理断号后，凭证号应与计算机内相符。
（2）记账凭证的审核与保管
a．记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行记账处理。
b．操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按保存键。
c．输入计算机的凭证、单据应由制单、复核、出纳、会计主管签字或盖章后方为有效凭证。
d．已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。
e．同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。
（3）账表打印和结账：
a．现金、银行存款日报表需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。
b．银行余额调节表每月打印一次。
c．科目汇总表、现金日记帐、银行日记帐每月打印一次。
d．在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。
e．月底，以上工作正确完成后，由主管会计进行结账，系统自动生成下月期初余额。
f．每年年末必须将全部账簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
（4）会计报表
根据账簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。账表之间的数据必须衔接一致。并按管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。
会计电算化系统软、硬件管理制度
会计计算机系统是处理财务工作的一种主要工具，是企业现代化经营管理的一个重要手段，为了保证计算机系统的正常运行，避免发生数据丢失、机器损坏、机密流失、病毒感染等情况，保证电算化会计工作的顺利开展，特制定计算机操作规程的管理办法。
一、专人专机，无关人员不得擅自上机操作。
二、上班或工作开始时，首先打开不间断电源（UPS），下班或工作结束后，必须按正常程序退出账套、关闭计算机电源。
三、操作人员应按计算机操作规定使用计算机。如需要上网运行，应首先在网络服务器启动并正常工作以后进行网上操作。
四、所有工作人员未经领导批准，不得擅自以任何形式向外提供任何资料、账册、数据、报表、程序、系统软件及其他计算机技术，不得利用本单位计算机为外单位或个人从事任何计算机工作。
五、开机进入账套后，操作人员不得擅自离开工作现场。
六、计算机内的数据应定期做备份，将数据备份到光盘。
七、禁止在计算机上运行游戏及其他娱乐程序。
八、来历不明，情况不清的软盘及光盘，禁止在计算机上使用。如确实需要，应交由系统管理员检查病毒及软盘内容，检查以后再做决定。
九、UPS电源主要向计算机及其网络设备供电。不得在UPS输出的电源上使用照明、动力及其他用电设备。
十、系统运行中出现的各种硬件故障，应及时进行故障分析和排除，需修理的及时修理。
十一、工作结束后，应清理工作台，保持工作台上不留任何资料，工作桌椅摆放整齐。
十二、工作中如遇停电，应在UPS供电期间内迅速结束操作，存盘退出财务系统，防止UPS电能耗尽，造成数据丢失。
十三、计算机资料应按照计算机档案管理办法的规定，进行妥善保管，严防泄密、损坏和丢失。
十四、爱护计算机及网络上的所有设备，不准私自借用、挪用单位的所有设备。
十五、一般情况下每月应全面检查一次计算机硬件系统，并做好检查记录。
十六、在系统运行过程中，出现硬件故障，及时进行故障分析，并做好检查维修记录。
十七、在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试。
会计电算化系统岗位责任制度
一、核算系统人员分工
为适应会计工作电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动，需要对财会人员的工作内容和任务以及相互分工做出调整。会计人员工作岗位划分为：会计主管、系统管理员、系统操作员、制单、审核、会计报表、档案管理、出纳。以上岗位中系统管理员不得兼管出纳工作、出纳人员不得兼任操作人员。
二、核算系统人员组成
核算系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计主管组成。
1．系统管理员。负责核算系统运行环境的建立，组织协调系统的日常运行操作，提出软件修改的意见；发现和解决操作故障，及时纠正数据差错；负责检查和督促系统各类人员的工作，负责系统的安全保密工作；负责对系统硬件设备的检查及故障处理工作，确保系统的正常运行，负责数据及程序的正确性和适应性的维护。发生不可处理的错误，应及时与销售单位技术人员取得联系，及时解决发生的错误。
2、会计电算化操作员。负责所分管的财会工作，做好分管的原始凭证的汇集和记账凭证编制及预处理工作。负责审查输入凭证的预处理，整理输入凭证、编制记账凭证、进行核算工作。负责系统的操作运行，负责数据登录、打印各种账表数据，严格遵守操作规程，并负责数据正确性的校核，发现故障应及时报告系统管理员。同时应做好会计数据的备份。由具有合格证的会计人员负责。
3．审核员。负责对输入凭证的代码及数据的完整性和正确性的审核，保证输出账表数据的完整性和正确性。由不是输入凭证的另一人负责。
4、会计档案管理员。负责存档数据软盘、程序软盘、账表、凭证和各种资料的保管工作，做好软件、数据及资料的安全保密工作。作好会计数据的备份工作。
5．会计主管和出纳员的职责与手工方式下的职责一样，区别在于必须对会计电算化比较了解，并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。
三、会计电算化系统各类人员岗位责任制
1、系统管理员责任制
（1）负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。
（2）定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。
（3）协调本系统各类人员之间的工作关系。
（4）负责计算机输出账表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。
（5）负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。
（6）负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。
（7）做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。
2、 会计电算化操作员责任制
（1）负责本系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对工作，核对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或会计主管反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正。
（2）严格按照系统操作说明进行操作。
（3）当天的日记账数据，做到当天登录。登录后即打印出当天的账表，做到当日账当日清。日记账输入应做好日清，在月末应将核对无误的明细账和科目汇总表打印输出。
（4）月末打印现金、银行日记帐和其他需按月打印的帐簿，会计报表和自动转帐凭证。
（5）每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。
（6）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。
（7）系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告。
3、审核员责任制
（1） 负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。
（2）负责输出数据正确性的审核工作。
（3）对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后，再行审核。
（4） 对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据不予签章确认。
4、 会计档案管理员责任制
（1） 负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保管工作。
（2） 做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。
（3） 按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。
会计电算化系统会计档案管理制度
单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计账薄、会计报表等书面形式的会计核算资料。
一、数据资料管理与保密
机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
1、现金记账凭证及日记账的输出及保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律当日输入计算机并打印出现金日记账页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记账顺序装订成册，加盖封印妥为保管。
2、银行记账凭证、账册的输出与保管。
银行记账凭证必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记账，以保证银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册。年终将各月银行日记账顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式、装订成册。妥为保管。
3、转账凭证的输入、输出与保管
转账凭证应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记账凭证，输入计算机并打印输出，装订成册，妥为保管。
4、科目汇总表、账簿打印时间
（1）现金、银行日报表每天打印。
（2）总分类账和各种明细分类账每月打印一次。
（3）现金、银行存款、转账记账凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。
5、其他
由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。
二、数据备份管理
1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。
2、在日常工作中，至少每周备份一次，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。
3、需要做备份的包括整个企业的账套。
4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做一套光盘备份，交会计档案保管员妥为保管。
三、会计档案管理
1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
2、为保证备份数据的安全，备份光盘必须记录好时间，装入盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
3、由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理暂行办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及
购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。（这类会计档案的查阅，均需登记备查）
5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更，故意毁坏数据文件，转账、备份磁盘等行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。