常工职院字〔2019〕62号
关于印发《常州工业职业技术学院
会计档案管理办法（修订）》的通知
学院各单位：
《常州工业职业技术学院会计档案管理办法（修订）》经院长办公会审议通过，予以印发，请遵照执行。
附件：常州工业职业技术学院会计档案管理办法（修订）
（此页无正文）
常州工业职业技术学院
（原常州轻工职业技术学院）
2019年6月18日
常州工业职业技术学院会计档案管理办法
（修订）
第一条 为加强会计档案管理，更好地为学校经济活动服务，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局第79号令）《高等学校档案管理办法》（国家教育部、国家档案局第27号令）《江苏省高等学校档案管理办法》（苏教规〔2012〕5 号），结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 会计档案由财务处负责整理归档。归档范围包括：
（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
（四）其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第四条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第五条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第六条 满足本办法第五条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第七条 财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第八条 各类会计档案整理立卷要求：
（一）会计凭证：会计凭证要按时做好整理和归档责任到人，做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度装订成本，每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日；自第**号至第**号，装订、复核、保管要盖章，封面上加盖骑缝章，交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求，将装订好的凭证入盒，按期移交档案部门，由档案部门管理。
（二）会计账簿：年度终了，电脑打印各种账册后，将活页账按顺序排好，加封面后装订成本。会计账簿封面要写账户全称、有效页数，财务处负责人和会计人员都要盖章，封面上加盖财务处章。归档时卷脊上必须写****年度****账，按期归档。
（三）财务报告：财务报告在年度终了，由档案管理专人负责整理、装订。卷面上逐项写明报表名称，经报告编制人员、财务处负责人、学校负责人审核签字后，加盖单位公章，由专人负责装盒归档。
（四）其他会计资料：其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本，立卷归档。
第九条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满之后，移交学校档案馆统一保管。因工作需要确需推迟移交的,须经档案馆同意，但最长不超过三年。
第十条 财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十一条 会计档案须专人负责保管，且出纳不得兼管会计档案。保证会计档案完好无缺，做到不丢失，不破损、不霉烂、不被虫蛀等。会计档案具有保密性，其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。
第十二条 会计档案不得借出，如有特殊需要，经财务处负责人批准可以提供查阅或者复制，并严格按照档案利用的相关制度履行登记手续。在进行会计档案查阅或者复制时，确保会计档案的安全完整，严禁篡改和损坏。
第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
第十四条 学校对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，经相关程序批准后,可以销毁。
第十五条 会计档案鉴定工作由档案室牵头，组织财务、审计、纪委办等单位人员共同进行。
第十六条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
（一）由学校档案室会同财务处编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）学校负责人、档案室负责人、财务处负责人、档案室经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）学校档案室负责组织会计档案销毁工作，并与财务处、审计处、纪委办共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况书面报告本学校负责人。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学校档案室、财务处和信息化中心共同派员监销。
第十六条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十七条 本办法由财务处负责解释。
第十八条 本办法自颁布之日起施行。原《常州轻工职业技术学院会计档案管理暂行办法》（常轻院财字〔2010〕1号）同时废止。
常州工业职业技术学院院长办公室 2019年6月18日印发